7 raisons qui prouvent qu’une coordinatrice est indispensable pour votre mariage
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Ça y est tout est prêt pour votre mariage ! Vous avez réservé tous vos prestataires et vous avez reçu toutes les réponses de vos invités ! Mais qui va gérer tout ce petit monde le jour J ? C’est là que votre coordinatrice devient indispensable ! Avant toute chose, il faut savoir que le travail de votre coordinatrice ne se limite pas au jour de votre mariage, bien au contraire. Il y a un grand travail en amont avec vous, vos prestataires et vos proches pour établir un planning au plus proche de la réalité. Et éviter au maximum les imprévus !
Si vous hésitez, voici 7 raisons qui prouvent qu’une coordinatrice est essentielle pour votre mariage.
Pour guider vos prestataires
Grâce à son travail en amont, l’heure d’arrivée et les besoins de chaque prestataire pour leur installation sont connus par votre coordinatrice. Cependant, il est nécessaire qu’ils aient une personne référente pour les accueillir et répondre à leurs questions éventuelles. Cela leur permettra également de refaire un point sur le déroulement de la journée et d’ajuster les derniers détails. Par ailleurs, tous n’ont peut-être pas eu la possibilité de visiter votre lieu avant le mariage. Parfois par manque de disponibilité ou alors parce que c’est le responsable qui vient en repérage et non la personne présente le jour J. Votre coordinatrice sera là pour les aiguiller, les installer et faire le relais entre eux le jour du mariage.
Pour gérer les imprévus
Vous aurez beau avoir tout prévu dans les moindres détails, avec une wedding planner ou par vous-même, il y aura des aléas le jour J ! La météo incertaine, un ralentissement du trafic qui met en retard un prestataire… Vos invités qui ne trouvent pas le lieu de votre cérémonie ou encore une tâche sur la chemise du marié. C’est là que votre coordinatrice joue un rôle essentiel !
Elle saura s’adapter et réagir au mieux face à ces différents imprévus. En effet, elle a l’habitude de gérer ce type de situations et cela vous soulagera d’un stress inutile.
Pour veiller au respect du timing
Entre les changements de dernière minute et les invités qui traînent, pas toujours facile de ne pas prendre de retard. Bien entendu, votre coordinatrice n’est pas là pour imposer un rythme militaire le jour de votre mariage. Néanmoins, il est essentiel de ne pas accumuler trop de retard si vous ne voulez pas manger votre pièce montée à 3h du matin ! En premier lieu, votre coordinatrice établira avec vous un planning détaillé de la journée de votre mariage, minute par minute. C’est ensuite elle qui veillera au respect de ces horaires, en coordination avec les différents prestataires.
Pour prendre les décisions
Imaginez : vous avez décidé de prévoir votre vin d’honneur en extérieur. Mais finalement la météo est incertaine et une averse peut arriver à tout moment. Qui va prendre la décision de maintenir l’apéritif dehors ou de le rapatrier à l’intérieur ?
Vous qui devez saluer vos invités, répondre aux félicitations ou encore faire votre séance duo avec le photographe ? Ou une coordinatrice référente qui sera au courant de tous les détails de votre mariage et qui aura vu tout cela en amont avec vous ? Dit comme cela, la réponse parait plutôt évidente alors pourquoi vous en passer 😉
Pour penser aux derniers détails
Contrôler la décoration de la salle et des tables. S’assurer que le fléchage vers votre lieu de réception est en place (et correct). Vous prévoir une version papier de vos vœux (juste au cas où). S’occuper de la réception des dernières fleurs et les mettre en place. Vérifier qu’il y a bien des stylos à disposition pour signer le livre d’or. Penser à avoir à portée de main une trousse à pharmacie et un kit de couture, en espérant bien sûr ne pas avoir à s’en servir. Prévoir quelques accessoires de maquillage pour une éventuelle retouche. En définitive, votre coordinatrice est un peu la magicienne de votre mariage. Car c’est elle qui prévoira tous ces petits détails et qui pensera à tout ce que vous n’aurez pas pensé.
Pour accompagner vos proches
C’est bien connu, lors de votre mariage on vous réserve des chansons, diaporamas, sketchs, jeux et surprises en tout genre ! Afin d’éviter les doublons ou les choses que vous ne voulez pas (ça serait dommage d’être déçus par une animation que vous souhaitiez absolument éviter) quoi de mieux qu’un contact unique pour tous vos invités ? Ainsi, vous vous assurez qu’il n’y aura pas d’improvisation et que tout sera bien orchestré. Votre coordinatrice pourra aussi conseiller vos proches sur le timing de leur surprise de mariage. Durant le vin d’honneur, après l’entrée dans la salle ou pendant le repas, elle saura trouver le meilleur moment !
Pour profiter pleinement de votre mariage !!
Evidemment la meilleure raison d’engager une coordinatrice pour le jour de votre mariage c’est celle-ci ! C’est votre journée, il faut que vous en profitiez au maximum ! De toute façon il faut être lucide, vous n’aurez pas le temps de gérer les prestataires. Vous serez le centre des attentions et tout le monde voudra vous voir. Et vous aussi vous aurez envie de profiter de vos invités. De plus, cette journée sera certainement l’une des plus stressantes de votre vie. Savoir que vous pouvez vous reposer sur une coordinatrice pour gérer les petits aléas, diriger les prestataires et veiller à ce que tout se déroule comme prévu vous soulagera et vous permettra de profiter de votre mariage avec plus de sérénité.
Vous pourriez avoir envie de confier ce rôle à l’un de vos proches. Voici 2 raisons de ne pas le faire ! Tout d’abord, votre meilleur(e) ami(e), témoin, frère/sœur n’est pas un professionnel de l’événementiel. Contrairement à une coordinatrice dont c’est le métier, il ne saura pas toujours comment réagir face au questionnement d’un prestataire ou à un imprévu. Et si c’est pour que l’on vienne vous demander quoi faire à chaque fois, cela n’a pas d’intérêt. La seconde raison est que vos invités pourront eux aussi profiter pleinement de cette journée. Ils n’ont pas de « mission » de coordination et peuvent simplement jouer leur rôle : vos amis ou votre famille. De plus, s’ils ont des questions sur l’organisation ils peuvent se réferrer à la coordinatrice et cela les rassurent également !
Alors, allez-vous opter pour une coordinatrice le jour de votre mariage ?
